Tools menu in ms excel

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Spelling and Grammer :- इसके द्वारा लेख की स्पेलिंग और ग्रामर को चेक कर सकते हैं।

Research :- इस ऑप्शन का उपयोग शब्द या वाक्य के बारे में पूरी जानकारी प्राप्त करने के लिए करते हैं।

Speech :- इस ऑप्शन उपयोग पैराग्राफ को आवाज़ में सुनने के लिए और आवाज़ के द्वारा ही पैराग्राफ में formatting करने के लिए करते हैं। इस पर क्लिक करते ही स्क्रीन के ऊपर दायें कोने में language bar दिखाई देगा।
Correction इस ऑप्शन का उपयोग गलत स्पेलिंग वाले शब्द को बोल कर सही करने के लिए करते हैं।
Microphone इस का उपयोग पैराग्राफ में आवाज़ के द्वारा formatting करने के लिए करते हैं। इस ऑप्शन को चालू किये बिना कंप्यूटर में लगे microphone का उपयोग नहीं कर सकते।
Dictation इसे ओन करने के बाद जो हम बोल रहे हैं उसे टेक्स्ट में बदल देगा।
नोट- इसका उपयोग करने के लिए आवश्यक है कि key board layout और speech की भाषा दोनों एक हैं।
Voice Command इसका उपयोग टेक्स्ट में formatting करने के लिए menu, tool bar, डायलॉग बॉक्स और task pane आदि को बोल कर खोलने के लिए करते हैं। ताकि उसमे उपस्थित options का उपयोग बोल कर कर सकें।
तरीका- टेक्स्ट को सेलेक्ट करने के लिए इस ऑप्शन को चालू करने के बाद इस तरह स्पीच दें।
"Select next word"
"Select last word"
"Select next line"
"Select last line"
"Select paragraph"
मेनू खोलने के लिए उस मेनू का नाम ले जिसे आप खोलना चाहते हैं। जैसे- format menu के लिए बोलें "Format" और उसमे और उसमे उपस्थित font option के डायलॉग बॉक्स को खोलने के लिए "Font" इसके बाद उस कमांड को बोलें जिसका इफ़ेक्ट डालना है। जैसे- "bold","underline" आदि।
Speak इस बटन का उपयोग पैराग्राफ को सुनने के लिए करते हैं।
नोट- पैराग्राफ के जिस लाइन में कर्सर होगा उससे आगे पढ़ना शुरू करेगा।
Pause इसका उपयोग आवाज़ को बीच में रोकने के लिए करते हैं।
Speech dictionary में कोई भी शब्द जैसे- कंपनी का नाम आदि Add/Delete करने के लिए इस ऑप्शन Add/Delete word(s) पर क्लिक करें।

Shared Workspace :- इस ऑप्शन का उपयोग प्रोजेक्ट में किये जाने वाले बदलाव से सम्बंधित जानकारी को online share करने के लिए करते हैं।

Shared Workbook  :- इस ऑप्शन की सहयाता से अपनी फाइल को दूसरोँ को काम करने की इजाज़त दे सकते हैं। कि वह अपने कंप्यूटर पर हमारी file खोलकर काम कर सके। लेकिन यह उस समय होगा जब आप के कंप्यूटर मे नेटवर्किंग की गयी होंगी।

Track Change :- इसका फायदा यह है। कि जब हम कोई लेख लिख रहे हों और उसमे किसी वाक्य के बारे में संदेह हो। कि यह वाक्य रखना है या नहीं तो इस ऑप्शन का उपयोग करते है। इस ऑप्शन पर क्लिक करने से एक पट्टी खुलेगी जिसमे तीन ऑप्शन होंगे।
(1) Highlight Changes इस पर क्लिक करने से डायलॉग बॉक्स खुलेगा जहाँ Track change while editing के बॉक्स में क्लिक करके ओके करें। और उस वाक्य को लिखें जिस के बारे में संदेह हो तो उस वाक्य का रंग लाल हो जायेगा। फिर दोबारा जब Track change while editing के बॉक्स में क्लिक करके ओके करेंगे तो अब जो कुछ आपने लिख रखा है। वह असली हालत में आ जायेगा। इस तरह उन सभी वाक्यों को जिसके बारे में शक है। उसे लेख में शामिल करना है। या नहीं। इस ऑप्शन के द्वारा हाईलाइट कर सकते है। ताकि जब हम उसे लेख में लाना चाहें ला सकें। और जब ख़त्म करना चाहें ख़त्म कर सकते हैं।
(2) Accept or Reject Changes क्लिक करने से जो डायलॉग बॉक्स खुलेगा। जहाँ accept all के द्वारा highlight किये  टेक्स्ट को लेख में शामिल कर सकते हैं। आर रिजेक्ट आल के द्वारा हाईलाइट किये गए टेक्स्ट को ख़त्म कर सकते हैं। और Undo के द्वारा उन दोनों में से जिसे भी चलाया है।  इसके असर को रद्द कर सकते हैं।
(3) Compare Document इसके द्वारा किसी भी फाइल से खुली हुई फाइल को जोड़ सकते हैं। और एक दुसरे से तुलना कर सकते हैं। यह तरीका word 2000 का है वर्ड 2003 में निम्नलिखित टूलबार दिखेगा।इसमें उपस्थित ऑप्शन के द्वारा track change comment markup आदि में से जिसे रखना चाहें रख सकते हैं। और जिसे मिटाना चाहें मिटा सकते हैं।

Protection :- इस ऑप्शन की सहायता से वर्कबुक या शीट को लॉक कर सकते  हैं। ताकि इसमें कोई व्यक्ति कोइ बदलाव ना कर सके।

Online Collaboration :- इस ऑप्शन का उपयोग एक ही समय में अलग अलग जगह के लोगों से ऑनलाइन मीटिंग करने के लिए करते हैं। जब आप office program के दवारा ऑनलाइन मीटिंग की शुरुआत करेंगे तो net meeting अपने आप background में चलना शुरू हो जायेगा।अब आप अपने डॉक्यूमेंट के content को शेयर कर सकते हैं। जब आप ऑनलाइन मीटिंग में होंगे तो आप प्रोग्राम और डॉक्यूमेंट को शेयर कर सकते हैं। chat करने के लिए message send कर सकते हैं। फाइल ट्रांसफर कर सकते हैं। और whiteboard पर कार्य कर सकते हैं।
whiteboard यह एक separate window होता है। जिसमे टेक्स्ट लिखने, आकार बनाने, कॉपी, पेस्ट, डिलीट हाईलाइट करने जैसी सुविधा होती है।

Goal Seek :- इस ऑप्शन की सहायता से जोड़ने के बाद इसका जो उत्तर है। इस संख्या को अपनी इच्छानुसार कम ज़्यादा कर सकते हैं। जैसे आपने 40+70+49 को जोड़ा तो इसका उत्तर 200 आया। अब आप चाहते हैं कि यह जो उत्तर 200 है 300 हो जाये। तो ऐसा करने के लिए आपको उन संख्याओं (40+70+90) में से कसी एक मे उठनी सन्ख्या को बढ़ाना पङेगा जितना कम पड़ रहा है। ताकि जितना आप टोटल चाहते हैं। उतना पूरा हो जाये।
तरीका- सबसे पहले उन सभी संख्या को जोड़ कर उसका हासिल निकालें और हासिल सन्ख्या को सेलेक्ट करके Goal Seek ऑप्शन पर क्लिक करें। आपके सामने goal seek नाम क डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
Set cell :- इस बॉक्स मे हासिल सँख्या का रेंज दें। जैसे- B4
To Value :- इस बॉक्स मे वह संख्या लिखेँ जितना कम ज़्यादा करना है। जैसे- 300
By Change cell :- इस बॉक्स मे जोड़ें गये नंबर 40,70,90 में से किसी एक का रेंज दें जैसे - B1 इसके बाद ok करें। उसके बाद एक डायलॉग बॉक्स आएगा जिसमे ok पर क्लिक करते ही हासिल संख्या 200 बदल जायेगा  300 से।

Scenarios :- इस ऑप्शन की सहायता से एक या एक से अधिक सेल मे क़िसी भी नाम से अपनी इच्छा के अनुसार कोइ भी संख्या या शब्द सेट कर सकते हैं। ताकि जब भी सेट की हुई संख्या या श्ब्द को देखना चाहे तो शो बटन पर क्लिक करके देख सकें।  इसका लाभ यह है कि हमे कोइ ऐसा हीसाब लिखना है। जिसे हम ज़ाहिर नहीं करना चाहते। या फिर हम यह चाहते हैं। कि अगर यह हिसाब पेज से मिट जाये तो उसे जब चाहें देख सकें।

Formula Auditing :- आपने किसी भी फंक्शन जैसे जोड़ घटाव गुणा भाग आदि क उपयोग करके कोइ भी प्रोग्राम किसी दुसरे सेल में निकाला और आप संदेह मे पड़ गये कि कौन परीणाम किसका है? तो इसका हल निकालने के लिये सबसे पहले उस परीणाम को सलेक्ट करें। जिसके बारे में पता करना है। कि यह किसका परिणाम है। फिर इस ऑप्शन का उपयोग करें। इस ऑप्शन का उपयोग करने से यहाँ से वहाँ तक तीर का नीशान बन जयेगा। जिससे पता चल जाएगा कि यह किसका परिणाम है।

Macro :- इसके द्वारा अपने लेख को रिकॉर्ड कर सकते हैं। ताकि जब उसे लाना चाहें। ला सकते हैं।
इस ऑप्शन पर क्लिक करते ही एक पट्टी खुलेगी जिसमे निम्नलिखित ऑप्शन हैं।
1- Macros : इस पर क्लिक करते ही डायलॉग बॉक्स खुलेगा। जहाँ मैक्रो नाम के बॉक्स में Record की गयी मेक्रो का नाम लिखें इसके बाद Run option button पर क्लिक करें। क्लिक करते ही रिकॉर्ड की गयी चीज़ पेज में आ जाएगी।
2- Record New Macro : इस पर क्लिक करते ही डायलॉग बॉक्स खुलेगा। जहाँ मैक्रो नाम के बॉक्स में जिस नाम से मैक्रो रिकॉर्ड करना है। वह नाम लिख कर ok करें। पृष्ठ में एक चौकोर टूल दिखाई देगा। और कर्सर कैसेट के रूप में आ जायेगा। अब जो कुछ भी लिखें वह दिए गए मैक्रो नाम में रिकॉर्ड होता रहेगा। अब रिकॉर्डिंग को बंद करने के लिए पृष्ठ में उपस्थित चौकोर टूल के अंदर stop recording button पर क्लिक करें। क्लिक करते ही रिकॉर्डिंग बंद हो जाएगी।
अब रिकॉर्ड किये हुए को लाने के लिए macros ऑप्शन पर क्लिक करके जिस नाम से मैक्रो रिकॉर्ड किया है। उसको सेलेक्ट करके run पर क्लिक करें। जहाँ कर्सर होगा रिकॉर्ड किया हुआ लेख आ जायेगा।
नोट- Record New Macro पर क्लिक करने से जो डायलॉग बॉक्स आता है उसमे दो ऑप्शन हैं।
(1) Toolbars : इसके द्वारा रिकॉर्ड किये गए मैक्रो को टूलबार के रूप में ला सकते हैं। ताकि जब भी रिकॉर्ड किए गए मैक्रो को लाने की आवश्यकता हो। इस टूलबार पर क्लिक करके रिकॉर्ड की हुई चीज़ को पृष्ठ में ला सकें।
इस पर क्लिक करने से डायलॉग बॉक्स खुलेगा जहाँ toolbars पर क्लिक करके new पर क्लिक करें। दूसरा डायलॉग बॉक्स खुलेगा। जिसमे टूलबार नाम के बॉक्स में कोई भी नाम लिखकर ok करें इसी नाम से toolbar तैयार हो जायेगा। अब कमांड के बॉक्स में Normal new macro को माउस के द्वारा उठा कर जो टूलबार हमने बनाया है उसमे रख दें। और डायलॉग बॉक्स को क्लोज कर दें। अब जब भी इस टूलबार पर क्लिक करेंगे तो रिकॉर्ड किया हुआ लेख पृष्ठ में आ जायेगा।
(2) Keyboard : इसके द्वारा किसी भी बटन में रिकॉर्ड किये हुए लेख को सेट कर सकते हैं।
तरीका- इस पर क्लिक करने से डायलॉग बॉक्स खुलेगा। जिसमे press new short cut के बॉक्स में कर्सर रख कर Ctrl के साथ कोई भी अक्षर दबाएं। इसके बाद असाइन पर क्लिक करके क्लोज पर क्लिक करें। पृष्ठ में स्टॉप नाम का टूलबार आ जायेगा। अब जो भी लिखें वह रिकॉर्ड होता रहेगा। अब जब रिकॉर्ड को बंद करना हो स्टॉप रिकॉर्ड पर क्लिक करें। अब जब भी शॉर्टकट के दबाएंगे रिकॉर्ड किया हुआ लेख पृष्ठ में आ जायेगा।

Auto Correct :- इसके द्वारा किसी भी शब्द में कोई चीज़ सेट कर सकते हैं।
तरीका- इस पर क्लिक करने से डायलॉग बॉक्स खुलेगा। जहाँ replace के बॉक्स में कोई भी शब्द लिखें। उदाहरण के लिए S और with के बॉक्स में वह शब्द लिखें जो उस बॉक्स में सेट करना है। जैसे- Studyinghome.blogspot.in इसके बाद add पर क्लिक करके ok करें। अब जब भी s लिख कर space button दबाएंगे तो Studyinghome.blogspot.in आ जायेगा।

Customize :- इसके द्वारा भी शॉर्टकट की और अपनी इच्छानुसार टूलबार तैयार कर सकते हैं। ऊपर बताया गया तरीका ही उपयोग करें।
इस ऑप्शन पर क्लिक करते ही जो डायलॉग बॉक्स खुलेगा इसमें options बटन पर क्लिक करके सबसे नीचे Menu animation के Drop down list से Menu किस अंदाज़ से खुले इसका सिलेक्शन करते हैं।

Option :- इसके अंदर प्रोग्राम के सभी ऑप्शन और टूलबार उपस्थित हैं जिस पर क्लिक करेंगें वह चालू हो जायेगा।