Data menu in ms excel

Data menu in ms excel

Sort :- इस ऑप्शन का उपयोग किसी भी डेटा को क्रम से लाने के लिये करते हैं। जैसे कंपनी दुकान स्कूल आदि मे अपने कर्मचारी या खरीदार की जो किताब "Register" तैयार करते हैं। उसमे नाम तारीख वेतन आदि को इस ऑप्शन कि साहयता से एक क्रम से कर सकते हैं। इस ऑप्शन पर क्लिक करते ही इसका डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। जिसमे उपस्थित ऑप्शन का उपयोग करने के लिये निम्नलिखित तरीके को अपनाया है।तरीका-सबसे पहले निम्नलिखित टेबल मे उपस्थित रिकॉर्ड की अपनी शीट मे एंट्री करें।
इसके बाद शार्ट डायलॉग बॉक्स मे Sort by के drop down लिस्ट से नाम का चयन करके ok करें।सभी नाम एक क्रम से हो जाएँगे। और अगर आप यह चाहते हैं कि एक जैसे जितनें भी नाम हैं वह सभी नाम महीने के हिसाब से भी एक क्रम से हो जाये तो ऐसा करने के लिये Sort डायलॉग बॉक्स से then by के drop down लिस्ट से Month का चयन करके ok करें। सभी नाम महीने के हिसाब से एक क्रम से हो जाएँगे।
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Filter :- इस ऑप्शन की सहायता से बने हुए रेकॉर्ड मे से अपनी इच्छा के अनुसार किसी भि रो को छांट सकते है।
इसके अन्तर्गत तीन ऑप्शन हैं।
1- Auto Filter :- इसकी सहायता से रिकॉर्ड मे से अपनी इच्छानुसार किसी भी रो को आसानी से छांट सकते हैं। ऐसा करने लिए सबसे पहले अपने रिकॉर्ड मे से किसी भी सेल को सलेक्ट करें। और इस ऑप्शन पर  क्लिक करें।
2- Show All :- इस ऑप्शन की सहायता से सभी रिकॉर्ड को प्रदर्शित कर सकते हैं।
नोट- यह ऑप्शन उस समय चालू होगा जब आप रिकॉर्ड मे से कुछ रो छांट रखे होंगे। यह बिलकुल आल ऑप्शन की तरह है।
3- Advance Filter :- इस ऑप्शन की सहायता से भी तैयार किये हुए रिकॉर्ड मे से अपनी इच्छानुसार किसी भी रिकॉर्ड को छांट सकते हैं।
इस ऑप्शन की खासियत यह है कि इस ऑप्शन की सहयता से रिकॉर्ड को छांटने के साथ-साथ उसकी कॉपी भी तैयार करना चाहें तो कर सकते हैं।

Form :- इस ऑप्शन की सहायता से तैयार किये गये रिकॉर्ड मे नया रिकॉर्ड दाखिल कर सकते हैं। इस पर क्लिक करते ही इसका डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। जिसमे रिकॉर्ड की सभी हेडिंग उपस्थित होंगी और हर हैडिंग के सामने एक बॉक्स दिखाई देगा। जिसमे आप उस हैडिंग से सम्बन्धित रिकॉर्ड लिखेँ और टैब बटन दबा कर दुसरे बॉक्स मे कर्सर ले जाऐं और वहां भी उसमे सम्बन्धित रिकॉर्ड लिखे।
जब पूरा रिकॉर्ड लिख लें तो एंटर बटन दबाएं।

Subtotal :- इस ऑप्शन की सहयाता से सभी टोटल निकालते हैं।
तरीका- सबसे पहले इस नक्शे के मुताबिक एक रिकॉर्ड तैयार करे। इसके बाद पुरे रिकॉर्ड को सेलेक्ट करें और Subtotal ऑप्शन पर क्लिक करें। सब टोटल नाम का डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।

Validation :- इस ऑप्शन की सहायता से किसी भी सेलेक्ट किये हुए रेंज मे फिक्स किया हुआ नम्बर ही लिख सकते हैं। यानी सेलेक्ट किया हुआ रेंज दूसरी चीज़ को स्वीकार नहीं करेगा। जैसे हम यह चाहते हैं कि सेलेक्ट किये हुए रेंज मे 500 से अधिक और 3000 से कम को स्वीकार न करे तो इसके लिये इस इस ऑप्शन का उपयोग करते हैं। जैसा कि निम्नलिखत डायलॉग बॉक्स में दिख रहा है।

Table :- इस ऑप्शन की सहायता से सेलेक्ट किये गये कॉलम या रो मे उपयोग किये गये फॉर्मूला का रिजल्ट टेबल के रुप मे प्राप्त कर सकते हैं।

Text to Columns :- इस ऑप्शन की सहायता से एक सेल से अधिक लिखे गये टेक्सट को अलग-अलग कॉलम मे बाँट सकते हैं।

Consolidate :- इस ऑप्शन की सहायता से किसी दूसरी फाइल या खुली हुई शीट मे लिखे डेटा को दूसरी जगह कॉपी करने के लिये उपयोग करते हैं।

Group and Outline :- इस ऑप्शन की सहायता से किसी भी सेलेक्ट किये हुए कॉलम या रो का ग्रूप बना सकते हैँ। ताकि जब भी इस कॉलम या रो को छिपाना चाहे तो छिपा सकें। और दिखाना चाहें तो दिखा सकें।

Pivot table and Pivot chart :- इस ऑप्शन की सहायता से Pivot table and Pivot chart बना सकते हैं।

Get External Data :- इसके अन्तर्गत कई ऑप्शन है। जिसकी सहायता से किसी दूसरी जगह से डेटा ला सकते हैं। और इसमें बदलाव भी कर सकते हैं।
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Refresh Data :- ऊपर वाले ऑप्शन की सहायता से जब कोई डेटा अपनी फाइल मे लाएंगे तो यह ऑप्शन चालू हो जाएगा। अब इस ऑप्शन पर क्लिक करने पर Import नाम का डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। जिसकी सहायता से डाटा ला सकते हैं।